Найкращий посібник із вибору правильної кімнати даних онлайн для вашого бізнесу
Універсальний бізнес-підхід стає застарілим, оскільки сучасні підприємства переходять на більш спеціалізовані послуги. Те саме стосується постачальників віртуальних кімнат даних. Пройшли ті часи, коли віртуальні кімнати даних використовувалися лише для M&A. Підприємства зараз використовують програмне забезпечення кімнат даних для IPO, збору коштів, краудфандингу або торгівлі нерухомістю. Очікується, що глобальна електронна кімната даних досягне 5497 мільйонів доларів до 2030 року .
Пам’ятаючи про це, постачальники кімнат даних пропонують більше індивідуальних послуг для різних галузей і процесів. Таким чином, дуже ймовірно, що віртуальна кімната даних для IPO може бути недостатньою для нерухомості. Крім того, тип послуг кімнати обробки даних залежить від розміру підприємства.
Як дізнатися, чи підходить кімната даних для вашого бізнесу? Або як вибрати віртуальну кімнату даних, яка потрібна вашому бізнесу?
Дотримуйтеся цих трьох простих кроків, щоб вибрати правильне програмне забезпечення кімнати даних для вашої компанії.
Зміст
- 1. Визначте, навіщо вам потрібне програмне забезпечення кімнати даних
- 2. Виберіть потрібні функції
- 3. Дослідіть постачальників віртуальних кімнат даних
- Заключні слова
1. Визначте, навіщо вам потрібне програмне забезпечення кімнати даних
Віртуальні кімнати даних — це, по суті, сховища цифрових документів, розміщені сертифікованими постачальниками кімнат даних. Компанії та державні установи використовують кімнати даних для обміну даними в Інтернеті, цифрової співпраці та управління проектами. Тому, перш ніж вибрати послуги кімнати обробки даних, важливо відповісти на кілька запитань, таких як:
- Для чого потрібен VDR? Він потрібен вам для одноразового проекту чи хочете назавжди включити його у свої системи?
- Як кімната даних допоможе вам досягти організаційних цілей? Чи зробить це операції ефективнішими?
- Скільки можна витратити на кімнату даних? Чи допоможе це вам скоротити інші витрати, наприклад витрати на папір або друк?
- Які функції вам потрібна в кімнаті даних? Який обсяг пам’яті кімнати даних вам потрібен?
- Хто буде використовувати технологію? Чи зручно вашим співробітникам користуватися новими технологіями?
2. Виберіть потрібні функції
Виявлення потреби та встановлення бюджету є важливими кроками, оскільки вони допоможуть вам оцінити, які функції та послуги ви можете собі дозволити. Наприклад, якщо вам потрібна кімната даних для полегшення спілкування між членами правління, важливо мати інструменти керування нарадами на додаток до послуг керування даними.
Однак деякі функції є обов’язковими, і вони мають бути у вашому VDR незалежно від того, як ви збираєтеся його використовувати. Ось деякі аспекти, на які вам слід звернути увагу.
Охорона кімнати даних
Безпека є найважливішим аспектом технології обробки даних. Кожен покупець використовує технологію кімнати даних насамперед через її функції захисту даних.
Тому переконайтеся, що ваш VDR має принаймні основні функції безпеки, такі як двоетапна перевірка, контроль доступу до пристрою, контроль доступу до документів, цифрові водяні знаки, 256-бітне шифрування даних SSL і режим лише перегляду.
Деякі з найкращих кімнат даних з точки зору безпеки включають iDeals, FimrRoom, Firmex і Datasite. Ви можете прочитати більше про ці кімнати даних за адресою datarooms-review.com — надійна платформа з детальними та неупередженими оглядами найпопулярніших провайдерів кімнат даних.
Сертифікати
Постачальники кімнат даних повинні відповідати стандартам, встановленим різними глобальними та регіональними регуляторними органами. Наприклад, міжнародні органи включають ISO та GDPR FINRA , HIPAA та FISMA є регіональними регуляторними органами.
Простота використання
Кімнати даних зазвичай використовуються для обробки великих фрагментів даних. Наявність таких функцій, як масове завантаження, перетягування та редактор файлів, є важливими для спільного використання чи зберігання великих обсягів інформації.
3. Дослідіть постачальників віртуальних кімнат даних
Коли ви порівнюєте віртуальні кімнати даних, настійно рекомендуємо також провести деякі дослідження щодо постачальників. Почніть із зазначених вище сертифікатів і перевірте, чи відповідають вони нормам, встановленим вашим регуляторним органом. Наприклад, HIPAA регулює практику управління даними в секторі охорони здоров’я в США.
Ось деякі інші важливі речі, які слід враховувати.
Досвід відповідної галузі
Як згадувалося на початку, сьогодні постачальники кімнат даних пропонують індивідуальні послуги для різних підприємств і галузей.
Досвід у галузі має вирішальне значення, оскільки він допомагає постачальникам краще оцінювати специфічні для галузі виклики. Крім того, кімнати даних для некомерційних організацій відрізняються від тих, які використовуються державними установами чи комерційними організаціями.
Цифрова присутність
Сучасні споживачі вважають цифрову присутність життєво важливим фактором у зміцненні довіри. Чи можете ви уявити собі віртуальну кімнату даних без цифрової присутності? Окрім офіційного веб-сайту, ви можете шукати профілі компаній на професійних платформах, таких як LinkedIn.
Більше того, ви можете поширити своє дослідження на такі відомі глобальні платформи огляду програмного забезпечення, як Capterra, TrustRadius, G2 та Software Advice. Незначна цифрова присутність — це червоний прапор.
Підтримка клієнтів
Служба підтримки клієнтів є одним із визначальних факторів при виборі постачальника. Від встановлення кімнати даних до навчання та усунення несправностей, лише компетентна та чуйна служба підтримки клієнтів може полегшити вам роботу. Хороша кімната даних із винятковою підтримкою клієнтів краща, ніж виняткова кімната даних із звичайною підтримкою клієнтів.
Нарешті, не забудьте скористатися безкоштовним пробним періодом, який пропонує майже кожен висококласний постачальник кімнат даних.
Заключні слова
Процес вибору кімнати даних не слід сприймати легковажно. Неправильне рішення не лише витрачає час і ресурси, але може призвести до порушення даних або витоку даних, а отже, поставити під загрозу загальний добробут вашого бізнесу. Вищезазначені кроки є настійно рекомендованими порадами під час вибору програмного забезпечення кімнати даних для вашого бізнесу.
Розподіляти: